Management Assistent
Een dag in het leven van….:
Je start de ochtend met de agenda van de directie. Een afspraak voor morgen moet nog bevestigd worden, voor een buitenlandse zakenreis ontbreken nog de vlucht en het hotel en van de interne bespreking van vorige week staan drie actiepunten open. Je regelt de reis, bevestigt de afspraak en vraagt de betreffende collega's hoe het met hun acties staat. Nog voordat de dag echt begonnen is, heb jij alweer een aantal losse eindjes aan elkaar geknoopt.
Later die ochtend komt er een medewerker bij je binnen met een vraag over zijn personeelsdossier. Je helpt hem verder en ziet meteen dat er binnenkort een aantal medewerker-tevredenheidsgesprekken gepland moeten worden. Dat pak je direct op. Je hebt veel contact met collega's en weet daardoor vaak goed wat er binnen het bedrijf speelt. Die informatie behandel je vanzelfsprekend discreet, waarbij je tegelijkertijd ervoor zorgt dat relevante zaken door jouzelf of de directie opgelost worden.
In de middag bereid je een afspraak van de Algemeen Directeur voor, zorg je dat de juiste documenten klaarliggen en ontvang je een externe relatie. Tussendoor verwerk je de fysieke post en loop je nog even langs bij een collega omdat een afgesproken actie dreigt te blijven liggen.
Aan het einde van de dag kijk je vooruit naar morgen. De agenda klopt, afspraken zijn bevestigd, acties zijn opgevolgd en belangrijke zaken zijn voorbereid. En de Algemeen Directeur / Hoofd Chaos herinner je, indien nodig, nog even aan zijn eigen opgeruimd-bureau-beleid.
Jij zorgt dat de directie én organisatie vooruit kunnen
Als Management Assistent ben je de rechterhand van de directie en een centrale organisatorische spil binnen Sympafix. Jij creëert overzicht, bewaakt afspraken en zorgt ervoor dat zaken die besproken of besloten worden vervolgens ook daadwerkelijk gebeuren.
Dat vraagt meer dan goed agendabeheer. Je moet vooruit kunnen denken. Als de directie morgen ergens moet zijn, heb jij vandaag al bedacht wat daarvoor geregeld en voorbereid moet worden. Als tijdens een bespreking afspraken worden gemaakt, zorg jij dat duidelijk is wie wat doet en houd je vervolgens in de gaten dat die acties niet verdwijnen in de waan van de dag.
Daarnaast speel je een belangrijke rol richting onze medewerkers. Je verzorgt de personeelsadministratie, plant gesprekken en hebt gevoel voor wat er binnen het team speelt. Je bent toegankelijk voor collega's, maar begrijpt tegelijkertijd dat je vanuit jouw positie regelmatig met vertrouwelijke informatie werkt.
Wie zijn wij?
Sympafix is een ambitieuze organisatie en bestaat inmiddels ruim 12 jaar. Wij zijn fabrikant en verkooporganisatie in verankeringsproducten voor de bouw en gevestigd in het mooie Alkmaar. De afgelopen 5 jaar zijn we meer dan verdubbeld in omzet, en de komende 5 jaar gaan we dat nogmaals doen. En daar hebben we jou hard voor nodig. Onze directe klant is de professionele ijzerwarenvakhandel en bouwmaterialenhandel, maar met onze buitendienst komen we ook bij de gebruikers zoals aannemersbedrijven, afbouwers en dakdekkers. Bij Sympafix hechten we veel waarde aan betrokkenheid, persoonlijke groei, het samenwerken met leuke, optimistische mensen en een handen-uit-de-mouwen mentaliteit. Wij zijn ervan overtuigd dat vrijheid, creativiteit, plezier, liefde voor het product en een fijne werkomgeving bijdragen aan jouw persoonlijke ontwikkeling en de groei van ons bedrijf.
Wat ga je doen?
- Beheren en coördineren van agenda's van de directie.
- Plannen, organiseren en bevestigen van interne en externe afspraken.
- Voorbereiden van afspraken en zorgen dat de benodigde informatie en documenten beschikbaar zijn.
- Organiseren van zakenreizen, waaronder vervoer, vluchten en hotels.
- Plannen van interne besprekingen en voorbereiden van agenda's.
- Vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en deadlines.
- Collega's op een prettige maar vasthoudende manier herinneren aan openstaande acties.
- Verzorgen en actueel houden van de personeelsadministratie.
- Plannen en organiseren van medewerker-tevredenheidsgesprekken.
- Fungeren als ogen en oren van de directie en bijdragen aan de betrokkenheid van het Sympafix-team.
- Initiëren, verzorgen en managen van leuke activiteiten met het gehele bedrijf of afdelingen daarvan.
- Verzorgen van correspondentie, documenten en andere organisatorische ondersteuning voor de directie.
- Ontvangen en begeleiden van bezoekers en relaties.
- Beheren en verwerken van de fysieke post.
- Zorgvuldig omgaan met personeelsgegevens en andere vertrouwelijke informatie.
- Bijdragen aan een nette en georganiseerde kantooromgeving.
Wat verwachten wij van jou?
Je bent iemand die van nature vooruitdenkt. Je ziet niet alleen wat er vandaag moet gebeuren, maar bedenkt ook wat er morgen nodig is. Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en laat je niet snel gek maken wanneer de planning plotseling verandert.
Je bent bovendien sociaal sterk. Je kunt een collega vriendelijk herinneren aan een afspraak, maar durft ook door te vragen wanneer iets voor de derde keer dreigt te blijven liggen. Daarbij voel je goed aan wanneer diplomatie nodig is en wanneer er gewoon een knoop moet worden doorgehakt. Daarnaast:
- Beschik je over HBO werk- en denkniveau.
- Heb je bij voorkeur ervaring in een ondersteunende, organisatorische of management-assistentfunctie.
- Ben je sterk in plannen en organiseren en heb je uitstekend overzicht.
- Werk je zeer zorgvuldig en heb je oog voor detail.
- Ben je proactief: je ziet wat er nodig is en handelt daarnaar.
- Ben je communicatief en sociaal sterk.
- Kun je op verschillende niveaus binnen en buiten de organisatie gemakkelijk communiceren.
- Ben je integer en kun je vanzelfsprekend discreet omgaan met vertrouwelijke informatie.
- Kun je zelfstandig werken en verantwoordelijkheid nemen.
- Ben je flexibel wanneer omstandigheden of prioriteiten veranderen.
- Kun je goed overweg met gangbare digitale kantoorsoftware.
- Beheers je het Nederlands uitstekend en kun je je ook in het Engels goed redden.
Wat bieden wij jou?
Een zelfstandige en verantwoordelijke functie waarin je dicht bij de directie én midden in de organisatie staat. Je krijgt veel mee van wat er binnen Sympafix gebeurt en hebt daardoor ook daadwerkelijk invloed op hoe soepel de organisatie functioneert.
We zoeken niet iemand die uitsluitend de agenda beheert en doet wat er gevraagd wordt. We zoeken iemand die vooruitkijkt, organiseert, bewaakt en initiatief neemt. Iemand bij wie de directie erop kan vertrouwen dat iets geregeld wordt als het eenmaal op diens bord ligt.
Sympafix BV is een jong bedrijf in constructieve verankeringen voor de bouw, met meer dan 100 jaar ervaring.
